Agentur, Freelancer oder selbst bauen: Die Entscheidungshilfe
Wir sind eine Agentur, und ich sage dir trotzdem, wann du keine brauchst. Das ist reine Selbsterhaltung: Ein Projekt, das nicht zum Kunden passt, kostet beide Seiten mehr, als es einbringt.
Bei nano, mate und MUSTAX haben wir jahrelang alles selbst gebaut. Bei Flowhouse bauen wir für Kunden. Ich kenne also beide Seiten der Rechnung, inklusive der Stellen, an denen sie nicht aufgeht. Hier sind die drei Wege mit Kosten, Tempo und Risiko.
Die drei Wege auf einen Blick
| Weg | Einmalig | Tempo | Größtes Risiko |
|---|---|---|---|
| Selbst bauen | 0 Euro Cash, 20 bis 60 Stunden Zeit | langsam, je nach Vorwissen | du wirst zum Engpass |
| Freelancer | grob 1.500 bis 6.000 Euro | mittel, oft 2 bis 6 Wochen | Verfügbarkeit in einem Jahr |
| Agentur | grob 5.000 bis 15.000 Euro | schnell, sobald gestartet | Abhängigkeit und Preis |
Die Spannen sind bewusst breit. Ein einzelner Workflow ist das untere Ende, eine Strecke über mehrere Systeme das obere. Die vollständige Aufschlüsselung inklusive laufender Kosten steht in Was Automatisierung wirklich kostet.
Weg 1: Selbst bauen
Was es wirklich kostet. Kein Geld, aber Zeit. Und mehr, als in den Tutorials steht. Der erste Workflow dauert 15 Minuten. Eine produktionsreife Bestellabwicklung mit Fehlerbehandlung dauert Wochen. Bei uns gingen rund 90 % der Entwicklungszeit in die Frage: Was, wenn etwas schiefgeht?
Was du dafür bekommst. Verständnis. Das ist der unterschätzte Teil. Wer seinen eigenen Workflow einmal gebaut hat, kann jedes Angebot danach richtig lesen. Er weiß, was zwei Tage Arbeit sind und was zwei Wochen.
Wann es passt. Du oder jemand im Team ist technikaffin. Du hast Zeit vor der Hochsaison. Der Prozess ist deiner und nicht kritisch, wenn er einen Tag steht.
Wann es nicht passt. Wenn du der Engpass bist. Ich sehe regelmäßig Gründer, die im dritten Monat immer noch am Workflow basteln, während der Prozess weiter manuell läuft. Die 3.000 Euro für einen Freelancer wären längst wieder drin.
Unser eigener Weg war Eigenbau, aber unter einer Bedingung, die selten dabeisteht: Wir hatten das technische Vorwissen und einen Zeitpuffer. Ohne beides ist Selbstbauen der teuerste Weg von allen. Wenn du trotzdem starten willst, ist der Einstieg niedriger als sein Ruf: Dein erster n8n-Workflow.
Weg 2: Freelancer
Was es wirklich kostet. Gute Automatisierungs-Freelancer nehmen grob 70 bis 120 Euro die Stunde. Für ein klar umrissenes Projekt landest du bei 1.500 bis 6.000 Euro. Dazu kommt dein eigener Aufwand für Briefing, Testdaten und Abnahme. Plane dafür 10 bis 20 % des Projektumfangs ein.
Was du dafür bekommst. Den besten Preis pro Stunde Fachwissen. Ein Freelancer hat keine Overheads, keine Projektleitung, keine Sales-Kosten.
Wann es passt. Der Umfang ist klar. Du kannst in einem Satz sagen, was am Ende laufen soll. Du kannst selbst abnehmen, also prüfen, ob es wirklich funktioniert.
Das echte Risiko. Nicht der Preis. Nächstes Jahr. Wenn eine API sich ändert und der Freelancer inzwischen einen Job hat, stehst du mit einem Workflow da, den niemand mehr versteht. Zwei Dinge sichern dich ab: eine kurze Dokumentation als Teil der Abnahme, und Zugriff auf alles unter deinen eigenen Accounts. Nichts darf auf seinem Server liegen.
Ein Warnzeichen. Ein Freelancer, der ohne Rückfragen ein Festpreisangebot schickt, hat den Prozess nicht verstanden. Gute Leute fragen erst nach den Sonderfällen.
Weg 3: Agentur
Was es wirklich kostet. Grob 5.000 bis 15.000 Euro einmalig, je nach Umfang, plus laufende Betreuung. Zur Einordnung ein reales Beispiel von uns: n8n-Setup für Fulfillment, Tracking und Support-Triage 5.000 Euro, KI-Kundenservice-Schicht 2.000 Euro, Dashboard und Reporting 1.500 Euro. Zusammen 8.500 Euro.
Was du dafür bekommst. Verantwortung, nicht nur Code. Der Unterschied wird sichtbar, wenn etwas kaputt geht. Eine Agentur hat einen Prozess dafür, eine Vertretung und ein Interesse daran, dass du bleibst.
Wann es passt. Mehrere Systeme müssen sauber zusammenspielen. Der Prozess ist geschäftskritisch, ein Ausfall kostet dich sofort Geld. Du willst das Thema abgeben und nicht selbst managen.
Wann es nicht passt. Ein einzelner Workflow. Dafür ist eine Agentur schlicht zu teuer, und jede gute Agentur sagt dir das.
Worauf du achtest. Wem gehören die Workflows, und wo laufen sie? Richtige Antwort: dir, auf deiner Infrastruktur oder mit vollem Zugriff. Alles andere ist eine neue Abhängigkeit mit Ansage. Ich habe in zwölf Jahren Beratung Firmen gesehen, die Millionen gezahlt haben, um von einem Anbieter wegzukommen.
Die Entscheidungstabelle
Such deine Situation, nicht die schönste Option.
| Deine Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Ein klarer Workflow, technikaffin im Team | selbst bauen |
| Ein klarer Workflow, keine Technikzeit | Freelancer |
| Mehrere Systeme, geschäftskritisch | Agentur |
| Prozess ändert sich noch monatlich | keiner der drei, erst stabilisieren |
| Unter 2 Stunden Ersparnis pro Woche | gar nicht automatisieren |
| Hochsaison in vier Wochen | Freelancer oder Agentur, nicht selbst |
| Budget unter 2.000 Euro | selbst bauen oder Freelancer |
| Niemand kann später warten | Agentur mit Wartungsvertrag |
Die vorletzte Zeile ist die wichtigste und wird am häufigsten übersehen. Ohne Kapazität für Wartung ist jede Lösung nach einem Jahr eine Ruine.
Der Weg, den ich am häufigsten empfehle
Es muss keine reine Entscheidung sein. Der stabilste Ablauf, den ich kenne, mischt alle drei.
1. Bau selbst deinen ersten kleinen Workflow. Nicht den wichtigsten, einen unwichtigen. Ziel ist das Gefühl für den Aufwand, nicht das Ergebnis.
2. Gib den ersten ernsten Prozess an einen Freelancer. Mit klarer Abnahme und Dokumentation. Jetzt weißt du, was du prüfst.
3. Hol eine Agentur, wenn mehrere Systeme zusammenspielen sollen. Erst hier lohnt sich der Preis, und erst hier kannst du gut briefen.
Wir haben das bei unseren eigenen Brands im Grunde so gemacht, nur ohne Freelancer und über zwei Jahre verteilt. Heute sparen wir über alle Prozesse 33 bis 46 Stunden pro Woche. Der erste Schritt war klein: Bei MUSTAX ging das Reporting von 2 Tagen auf 2 Stunden, weil wir aufgehört haben, Zahlen von Hand zusammenzutragen. Danach war klar, wo der nächste Hebel liegt.
Fünf Fragen an jeden Anbieter
Egal ob Freelancer oder Agentur, diese Fragen kosten dich fünf Minuten und sortieren zuverlässiger als jede Referenzliste.
- Wem gehören die Workflows, und wo laufen sie?
- Was kostet der Betrieb im Monat, alles eingerechnet?
- Wer wartet das System, und was kostet das?
- Was passiert, wenn eine angebundene API sich ändert?
- In welchem Fall würdet ihr mir abraten?
Die letzte Frage ist der beste Filter. Wer darauf keine Antwort hat, verkauft dir alles, auch das Falsche.
Wo wir selbst abraten
Zur Entscheidungshilfe gehören auch die Fälle, in denen wir Anfragen ablehnen.
Zu wenig Volumen. Wenn eine Aufgabe dich weniger als 2 Stunden pro Woche kostet, rechnet sich der Aufbau selten. Bei 5 Bestellungen am Tag ist manuelle Abwicklung völlig in Ordnung.
Der Prozess ist noch in Bewegung. Ein Startup in der Findungsphase baut etwas, das nächsten Monat obsolet ist, und zahlt zweimal.
Der Fehlerfall ist existenzbedrohend. Automatisierung hat eine Fehlerquote, auch bei uns liegt sie nicht bei null. Wo ein Fehler dich haftbar macht, gehört ein Mensch in die Schleife, nicht mehr Technik.
Es fehlt an Wartungskapazität. Rechne mit 2 bis 4 Stunden im Monat pro ernsthaftem Setup. Wer die nicht aufbringen kann, sollte lieber ein fertiges Tool kaufen.
Die längere Fassung dieser Liste hat Damian aufgeschrieben: Wann Automation keinen Sinn macht. Wenn du dich dort wiedererkennst, spar dir das Erstgespräch.
Die Kehrseite jeder Option
Damit die Tabelle nicht zu sauber wirkt, hier die unbequemen Punkte.
Selbst bauen kostet dich Fokus. Jede Stunde am Workflow ist eine Stunde nicht am Produkt. Das ist der Posten, den Gründer am schlechtesten sehen.
Freelancer bringen ein Wissensrisiko. Der Aufbau ist günstig, die Fortsetzung ungewiss. Ohne Dokumentation kaufst du eine Blackbox.
Agenturen bringen ein Preisrisiko. Du zahlst für Verantwortung, nicht für Stunden. Wenn du die Verantwortung gar nicht brauchst, zahlst du zu viel. Das gilt auch für uns.
Es gibt keinen Weg ohne Nachteil. Es gibt nur den Nachteil, den du bewusst wählst.
Fazit
Die Frage ist nicht, welcher Weg der beste ist. Die Frage ist, was bei dir gerade knapp ist: Geld, Zeit oder Wissen.
Ist Geld knapp und Zeit da: selbst bauen. Ist Zeit knapp und der Umfang klar: Freelancer. Sind mehrere Systeme im Spiel und der Prozess kritisch: Agentur. Ändert sich der Prozess noch: keiner der drei, erst mal aufräumen.
Und wenn dich die Aufgabe weniger als 2 Stunden pro Woche kostet, lass es ganz. Das ist die Antwort, die dir am seltensten jemand gibt, und oft die richtige.
Wenn du deine Situation einmal durchsprechen willst, ohne Pitch: kurze Nachricht an Flowhouse. Du bekommst eine Einschätzung und eine Zahl. Manchmal lautet die Einschätzung, dass du uns nicht brauchst.