Lieferanten-Bestellungen automatisch auslösen: Unser Reorder-Setup

Zwei Jahre lang haben wir Ware nach Gefühl bestellt. Einmal stand nano vier Tage ohne Bestseller da, einmal lagen 8.000 Euro totes Kapital im Regal.

Beides war derselbe Fehler: Wir hatten keine Zahl, wir hatten eine Meinung. Heute rechnet ein Workflow jeden Morgen aus, wie lange jeder Artikel noch reicht, und legt uns einen fertigen Bestellvorschlag hin. Wir klicken auf "freigeben" oder wir ändern die Menge. Mehr nicht.

Dieser Artikel zeigt dir, wie das Setup aufgebaut ist, welche Daten es braucht, und wo es bei uns bis heute versagt. Es ist kein Konzept. Es läuft seit einem knappen Jahr für nano, mate und MUSTAX.

Warum Bestellen nach Gefühl teuer ist

Wareneinkauf ist die einzige Entscheidung im E-Commerce, die dich in beide Richtungen bestraft.

Bestellst du zu wenig, ist der Artikel aus. Du verlierst nicht nur den Umsatz des Tages. Auf Marktplätzen verlierst du Ranking, in Kampagnen verbrennst du Werbebudget auf eine Seite ohne Kaufknopf, und ein Teil der Kunden kommt nicht wieder.

Bestellst du zu viel, steht dein Geld im Regal. Bei uns waren das im schlimmsten Monat rund 8.000 Euro, die wir eigentlich in Marketing stecken wollten. Lagerkosten kommen obendrauf, bei verderblicher oder saisonaler Ware auch Abschriften.

Das Ärgerliche: Die Entscheidung ist nicht schwer, sie ist nur lästig. Es sind immer dieselben vier Fragen. Wie viel liegt da? Wie schnell geht es weg? Wie lange braucht der Lieferant? Wie viel Sicherheit will ich? Genau solche Fragen gehören in eine Maschine, wie ich es schon in Die wahren Kosten manueller Prozesse beschrieben habe.

Die eine Kennzahl: Reichweite in Tagen

Das ganze Setup hängt an einer Zahl. Wir nennen sie Reichweite. Sie sagt, wie viele Tage ein Artikel noch reicht, wenn es weitergeht wie bisher.

Die Rechnung ist absichtlich simpel:

Reichweite = verfügbarer Bestand geteilt durch durchschnittlichen Tagesabsatz

Verfügbarer Bestand heißt bei uns: physischer Bestand beim Fulfiller minus reservierte Mengen minus der Sicherheitspuffer, den wir für Überverkäufe ohnehin schon führen. Wie dieser Puffer entsteht, steht in Bestandsführung über mehrere Kanäle.

Beim Tagesabsatz haben wir uns nach ein paar Fehlversuchen auf einen gewichteten Schnitt geeinigt. Die letzten 14 Tage zählen doppelt, die letzten 90 Tage einfach. Damit reagiert die Zahl auf echte Trends, springt aber nicht bei einem guten Dienstag.

Eine Zahl, ein Nenner, kein Modell mit zwölf Stellschrauben. Wir haben zuerst etwas Kluges gebaut und es nach drei Wochen wieder rausgeworfen, weil niemand mehr verstand, warum ein Vorschlag zustande kam. Ein Vorschlag, den du nicht erklären kannst, gibst du auch nicht frei.

Lieferzeit ist eine Erfahrung, keine Zahl

Reichweite allein reicht nicht. Entscheidend ist, ob sie länger ist als die Zeit bis zur nächsten Lieferung.

Diese Zeit besteht bei uns aus vier Stücken, und wir pflegen sie je Lieferant:

• Bestellvorlauf. Wie lange dauert es, bis wir eine Bestellung tatsächlich rausschicken.
• Produktions- oder Kommissionierzeit. Beim Hersteller unserer Bürstenköpfe sind das drei Wochen, beim Verpackungslieferanten drei Tage.
• Transport. Luftfracht, Seefracht oder Spedition macht den größten Unterschied.
• Wareneingang. Prüfen, einlagern, im System verfügbar melden. Klingt nach nichts, sind bei uns zwei bis vier Tage.

Wichtig ist das Wort "je Lieferant". Wir tragen dort ein, was wir gemessen haben, nicht was im Angebot steht. Bei einem Lieferanten lagen zugesagte 21 Tage in Wirklichkeit im Schnitt bei 34. Seitdem rechnet das System mit 34.

Der Auslöser für einen Vorschlag ist dann eine simple Bedingung. Sobald die Reichweite unter Lieferzeit plus Sicherheitszeit fällt, wird der Artikel zum Kandidaten. Die Sicherheitszeit liegt bei uns je nach Artikel bei 7 bis 21 Tagen.

Vorschlag statt Blindbestellung

Hier kommt die wichtigste Entscheidung des ganzen Projekts: Das System bestellt nicht. Es schlägt vor.

Jeden Morgen um 7 Uhr landet in Slack eine Nachricht pro Lieferant. Sie enthält je Artikel: aktuellen Bestand, Tagesabsatz, Reichweite in Tagen, gerechnete Lieferzeit, vorgeschlagene Menge und einen Satz Begründung. Etwa: "Reicht noch 19 Tage, Lieferzeit 34 Tage, Vorschlag 1.200 Stück für 90 Tage Reichweite."

Die vorgeschlagene Menge deckt bei uns einen Zielhorizont ab, meist 60 bis 90 Tage, gerundet auf die Mindestbestellmenge und die Kartongröße des Lieferanten. Diese beiden Rundungen sind kein Detail. Ein Vorschlag über 1.137 Stück ist unbrauchbar, wenn der Lieferant nur volle Kartons zu 400 liefert.

Wir schauen drauf, ändern in vielleicht jedem fünften Fall die Menge, und geben frei. Erst die Freigabe erzeugt die Bestellung: eine Mail an den Lieferanten mit Positionen und Wunschtermin, plus ein Eintrag in unserer Bestellliste, damit die erwartete Ware in der Planung auftaucht.

Die Zeitersparnis ist nicht spektakulär, aber sie ist real. Der Wareneinkauf für drei Brands hat uns vorher gut einen halben Tag pro Woche gekostet, inklusive Zahlen zusammensuchen. Heute sind es rund 20 Minuten pro Woche für die Freigaben. Der größere Effekt ist ein anderer: Wir hatten seitdem keinen ungeplanten Ausverkauf eines A-Artikels mehr.

Warum ein Mensch freigibt, und das so bleibt

Wir könnten die Freigabe abschaffen. Wir tun es bewusst nicht, aus drei Gründen.

Erstens ist eine Bestellung Geld, das rausgeht. Ein falscher Support-Text kostet eine Entschuldigung, eine falsche Bestellung kostet vierstellig und bindet Kapital für Monate. Genau deshalb taucht sie auch in unserer Cashflow-Planung auf.

Zweitens kennt das System nur die Vergangenheit. Es weiß nicht, dass wir in drei Wochen eine Kampagne starten, dass ein Creator etwas Großes plant oder dass wir einen Artikel auslaufen lassen. Dieses Wissen sitzt in unseren Köpfen, nicht in der Datenbank.

Drittens ist die Freigabe unser Qualitätsprüfer. Jedes Mal, wenn wir eine vorgeschlagene Menge korrigieren, notiert das System die Korrektur. Wenn wir bei einem Artikel dreimal in Folge nach oben korrigieren, stimmt eine Annahme nicht. So haben wir die zu optimistische Lieferzeit von 21 Tagen überhaupt gefunden.

Das ist dasselbe Muster wie überall in unserem Setup, ob im Support oder in der Buchhaltung: Maschinen machen den Standardfall, Menschen entscheiden. Nachzulesen in Buchhaltung automatisieren mit KI.

Wo das Setup versagt

Jetzt der unbequeme Teil. Der Reorder-Workflow ist gut bei Artikeln mit ruhigem, wiederkehrendem Absatz. Bei allem anderen ist er bestenfalls ein Hinweis.

• Saisonartikel. Unser Setup hat im November für einen Saisonartikel eine Menge vorgeschlagen, die auf dem Absatz der Vorwochen beruhte. Der Absatz vervielfachte sich im Dezember und brach im Januar ein. Ein rückwärtsgerichteter Schnitt kann so etwas nicht wissen. Für Saisonware planen wir weiter von Hand, mit den Zahlen des Vorjahres als Basis.
• Neue Produkte. Kein Absatz, kein Schnitt, keine Reichweite. Die ersten 8 bis 12 Wochen eines Artikels sind reine Handarbeit.
• Kampagnen und Creator-Peaks. Ein Video, das läuft, macht jede Prognose wertlos. Wir tragen geplante Kampagnen deshalb als manuellen Aufschlag ein. Ungeplante Peaks fängt nur der Sicherheitspuffer ab, und manchmal eben nicht.
• Bundles und Sets. Ein Set zieht Bestand aus mehreren Artikeln. Die Reichweite eines einzelnen Artikels stimmt dann nicht mehr, wenn ein Teil davon in Sets wandert. Wir rechnen Sets in Komponenten um, aber die Logik ist der fehleranfälligste Teil des ganzen Workflows.
• Lieferanten, die unzuverlässig sind. Wenn die tatsächliche Lieferzeit zwischen 20 und 60 Tagen schwankt, hilft dir kein Durchschnitt. Da hilft nur ein zweiter Lieferant oder mehr Puffer, und beides ist eine Geschäftsentscheidung, keine Automatisierung.

Und eine Grenze, die nichts mit Technik zu tun hat: Unter etwa 30 Bestellungen am Tag und mit weniger als 20 Artikeln brauchst du das alles nicht. Da reicht eine Tabelle und ein Blick pro Woche. Wo Automatisierung sich generell nicht rechnet, steht in Was Automatisierung wirklich kostet.

Was du brauchst, wenn du das nachbaust

In dieser Reihenfolge, nicht in einer anderen:

1. Verlässliche Bestandsdaten aus einer Quelle. Ohne die ist jede Reichweite Fiktion. Das ist die Vorarbeit, nicht der Bonus.

2. Absatzhistorie je Artikel, mindestens 90 Tage. Aus dem Shop oder dem Fulfiller, egal woher, Hauptsache konsistent.

3. Gemessene Lieferzeiten je Lieferant. Nimm nicht das Angebot, nimm deine letzten fünf Lieferungen.

4. Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit je Artikel. Sonst sind deine Vorschläge nicht bestellbar.

5. Einen Kanal für den Vorschlag. Bei uns Slack. Wichtig ist nur, dass du ihn täglich siehst.

Fang mit deinen zehn wichtigsten Artikeln an. Lass den Workflow vier Wochen lang nur Vorschläge schreiben, ohne dass du ihnen folgst, und vergleiche sie mit deiner eigenen Entscheidung. Erst wenn er dich mehrfach überzeugt hat, verlässt du dich darauf. Dieses Vorgehen in kleinen Wellen ist dasselbe, das wir in der Roadmap von 0 auf 100 Orders empfehlen.

Fazit

Wareneinkauf automatisieren heißt nicht, dass eine Maschine dein Geld ausgibt. Es heißt, dass du jeden Morgen eine begründete Zahl vor dir hast statt eines Bauchgefühls.

Die drei Bausteine sind Reichweite je Artikel, gemessene Lieferzeit je Lieferant und ein Vorschlag, den ein Mensch freigibt. Der Rest ist Fleißarbeit an den Stammdaten, und die kannst du dir nicht sparen.

Bei uns hat das den Wareneinkauf von einem halben Tag pro Woche auf 20 Minuten gebracht und die Ausverkäufe bei A-Artikeln beendet. Bei Saisonware planen wir bis heute von Hand, und das wird auch so bleiben.

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