Zapier oder Make wird teuer: Migrations-Guide zu n8n

Die Rechnung von Zapier steigt jeden Monat, obwohl du nichts Neues gebaut hast. Das ist kein Zufall. Das ist das Preismodell.

Ich habe diesen Umzug für unsere eigenen Brands gemacht und danach für mehrere Flowhouse-Kunden. Er ist gut machbar. Aber er geht schief, wenn du ihn als Wochenendprojekt behandelst und alles auf einmal umschaltest.

Warum die Rechnung wächst

Zapier und Make rechnen pro Aufgabe beziehungsweise pro Operation ab. Jeder einzelne Schritt in deinem Ablauf zählt. Ein Workflow mit acht Schritten verbraucht bei 1.000 Durchläufen also 8.000 Einheiten, nicht 1.000.

Das ist der Punkt, an dem viele überrascht werden. Deine Bestellungen verdoppeln sich, deine Automatisierungsrechnung vervierfacht sich, weil du in der Zwischenzeit auch noch zwei Schritte pro Workflow ergänzt hast.

Dazu kommen weiche Grenzen, die erst im Betrieb wehtun:

• Laufzeit pro Schritt. Lange API-Antworten brechen ab.
• Datenmenge. Große Listen musst du künstlich zerlegen.
• Logik. Verzweigungen und Schleifen sind möglich, aber sie kosten jedes Mal zusätzliche Aufgaben.
• Export. Deine Ablauflogik bleibt beim Anbieter. Mitnehmen kannst du sie nicht.

Bei n8n zahlst du entweder für den Server oder für einen Cloud-Tarif nach Ausführungen. Ein Workflow mit acht Schritten kostet dort genauso viel wie einer mit zwei. Den ausführlichen Vergleich der drei Werkzeuge haben wir in n8n vs Make vs Zapier aufgeschrieben.

Wann sich der Umzug wirklich lohnt

Nicht immer. Meine Schwelle sieht so aus.

Umziehen lohnt sich, wenn mindestens zwei davon zutreffen:

• Du zahlst über 150 Euro im Monat für Automatisierung.
• Deine Workflows haben mehr als fünf Schritte.
• Du willst eigenen Code einbauen, etwa für eine Berechnung oder eine eigene Datenquelle.
• Du hast Auflagen zum Serverstandort oder zur Datenhoheit.
• Ein Prozess ist geschäftskritisch geworden, etwa die Bestellabwicklung.

Bleib, wo du bist, wenn:

• Du unter 50 Euro im Monat zahlst. Der Umzug kostet dich mehr Zeit als er spart.
• Niemand im Team einen Server betreuen will und dir n8n Cloud zu teuer ist.
• Deine Workflows in drei Monaten sowieso anders aussehen.

Rechne es einmal durch. Ein Umzug von zehn Workflows kostet realistisch 5 bis 10 Arbeitstage. Wenn du damit 200 Euro im Monat sparst, ist das nach einem halben Jahr wieder drin. Bei 40 Euro Ersparnis nie.

Was bei Automatisierung sonst noch an Kosten anfällt, außer der Tool-Rechnung, steht in Was Automatisierung wirklich kostet.

Erst die Bestandsaufnahme, dann der Umzug

Bevor du n8n überhaupt installierst, brauchst du eine Liste. Für jeden vorhandenen Workflow:

• Wie oft läuft er im Monat?
• Wie viele Schritte hat er?
• Welche Systeme berührt er?
• Was passiert, wenn er einen Tag ausfällt?
• Läuft er überhaupt noch?

Der letzte Punkt ist der lohnendste. Bei unserer eigenen Bestandsaufnahme waren von 23 aktiven Zaps sieben tot: gebaut für Prozesse, die es nicht mehr gab. Die haben wir gelöscht statt umgezogen. Das ist der billigste Teil jeder Migration.

Die Reihenfolge

Migriere nie nach Wichtigkeit. Migriere nach Risiko, von unten nach oben.

Welle 1: die Ungefährlichen. Benachrichtigungen, interne Reports, alles ohne Kundenkontakt. Wenn hier etwas schiefgeht, merkt es nur dein Team. Du lernst dabei, wie n8n tickt.

Welle 2: die internen Datenflüsse. Daten zwischen deinen eigenen Systemen schieben, Tabellen aktualisieren, Bestände abgleichen. Fehler sind sichtbar, aber korrigierbar.

Welle 3: alles mit Kundenkontakt. Bestellabwicklung, Versandmails, Support-Antworten. Erst hier, und erst mit Parallelbetrieb.

Welle 4: das Geld. Zahlungen, Erstattungen, Buchhaltung. Zuletzt, mit doppelter Prüfung.

Bei uns hat Welle 1 zwei Tage gedauert, Welle 3 allein fast eine Woche. Die Reihenfolge ist das, was den Umzug ruhig macht.

Was sich nicht 1:1 übertragen lässt

Es gibt keinen Knopf, der einen Zap in einen n8n-Workflow verwandelt. Fünf Dinge musst du wirklich neu bauen.

Die eingebauten Bequemlichkeiten. Zapiers Formatierungsschritte, Verzögerungen und Filter sind eigene Bausteine. In n8n baust du das mit einer Funktion oder einem If-Knoten. Meist kürzer, aber eben anders.

Trigger, die es nicht gibt. Nicht jede App hat in n8n einen fertigen Auslöser. Oft brauchst du stattdessen einen Webhook, also eine Adresse, die die andere App bei einem Ereignis anruft. Falls das neu für dich ist: Webhooks erklärt.

Zugänge. Jede Verbindung musst du neu einrichten. Plane dafür einen halben Tag ein, allein für das Suchen von API-Schlüsseln und das Durchklicken von Freigaben.

Fehlerbehandlung. Zapier wiederholt vieles automatisch und schickt dir eine Mail. In n8n legst du selbst fest, was bei einem Fehler passiert. Das ist mehr Arbeit und am Ende besser, weil du entscheidest, was ein Fehler überhaupt ist.

Datenformate. Zapier gibt dir Felder oft flach zurück, n8n arbeitet mit verschachtelten Objekten. Erwarte, dass du jede Feldzuordnung einmal anfassen musst.

Wenn du n8n noch nie bedient hast, bau vorher einen einzigen Wegwerf-Workflow. Dein erster n8n-Workflow reicht dafür völlig.

Parallelbetrieb: die einzige sichere Testphase

Das ist der Teil, den fast alle überspringen, und der Grund, warum Migrationen weh tun.

So machen wir es: Der neue n8n-Workflow läuft parallel zum alten, aber im Leerlauf. Er verarbeitet dieselben Daten und schreibt sein Ergebnis in ein Protokoll, statt es abzuschicken. Keine Mail geht raus, keine Bestellung wird angelegt.

Nach zwei Wochen vergleichst du. Bei unserer Bestellabwicklung sind so drei Abweichungen aufgefallen, die im Einzeltest nie aufgetreten wären: eine Adresse mit Umlaut, eine Bestellung mit Rabattcode und ein Fall mit zwei Versandadressen.

Dann schaltest du um, aber gestaffelt:

1. Neuer Workflow scharf, alter Workflow aus, aber nicht gelöscht.

2. Eine Woche lang täglich zehn Minuten Kontrolle.

3. Erst danach den alten Workflow löschen und den Tarif herunterstufen.

Punkt drei wird gerne vergessen. Wenn du den alten Tarif nicht kündigst, zahlst du weiter, und der ganze Umzug war umsonst.

Datenschutz und DSGVO

Der Wechsel zu n8n ist auch eine Datenschutzentscheidung, und meistens eine gute.

Selbst gehostet heißt: deine Daten bleiben bei dir. Kundennamen, Adressen und E-Mail-Inhalte laufen nicht mehr über die Server eines Anbieters in den USA. Unser n8n läuft auf einem Server in Deutschland. Ob das für dich sinnvoll ist, klärt n8n Self-Hosting vs Cloud.

Verträge musst du trotzdem haben. Für n8n Cloud brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag, genau wie bei Zapier. Beim Selbsthosten brauchst du ihn mit deinem Hoster.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren. Wenn dort Zapier steht und Zapier weg ist, gehört die Zeile geändert. Das dauert zehn Minuten und ist bei einer Prüfung das Erste, was jemand sieht.

Protokolle aufräumen. n8n speichert standardmäßig jeden Durchlauf inklusive Inhalten. Bei Support-Mails sind das echte Kundendaten. Stell die Aufbewahrung bewusst ein, bei uns sind es 30 Tage.

Zugänge nach dem Umzug entziehen. Der alte Anbieter hat noch Freigaben für dein Shopify, dein Postfach, dein Lager. Widerrufe sie aktiv, das passiert nicht automatisch.

Die Grenzen

Was der Umzug nicht löst:

• Schlechte Workflows bleiben schlecht. Wenn deine Logik unklar ist, wird sie in n8n nur billiger unklar.
• Du übernimmst Betrieb. Selbst gehostet heißt: Updates, Sicherungen, Erreichbarkeit. Das sind ein paar Stunden im Quartal, aber es sind nicht null.
• Weniger fertige Bausteine. Nicht jede Nischen-App hat einen Knoten. Meist löst ein direkter API-Aufruf das, aber du musst dafür die Doku lesen.
• Der Umzug kostet echte Tage. Wer 5 bis 10 Arbeitstage nicht hat, verschiebt ihn besser, statt ihn halb zu machen.

Fazit

Der Umzug zu n8n lohnt sich, wenn deine Rechnung dreistellig ist und deine Workflows ernst geworden sind. Er lohnt sich nicht als Prinzipienentscheidung.

Die drei Dinge, die den Unterschied machen: eine gründliche Bestandsaufnahme vorher, die Reihenfolge von ungefährlich nach kritisch, und zwei Wochen Parallelbetrieb, bevor du umschaltest.

Wenn du deine Zapier-Rechnung vor dir hast und wissen willst, ob sich der Aufwand rechnet: schreib uns über Flowhouse. Wir sagen dir auch, wenn es sich nicht lohnt.